Ovélia améliore le contrôle de gestion grâce à l’outil de reporting MyReport

Ovélia, filiale de Vinci Immobilier, « industrialise » son reporting de gestion avec SQI et MyReport de Report One

Qui ?

Créée en 2010, la société OVELIA, dont Vinci Immobilier est l’actionnaire majoritaire, est spécialisée dans la gestion et l’exploitation de résidences services pour seniors autonomes et semi-autonomes. Elle propose une solution d’hébergement avec services, véritable alternative entre le logement traditionnel et la maison de retraite médicalisée. Afin d’accroître sa présence sur ce secteur d’activité et assurer un déploiement rapide en France, OVELIA a souhaité s’adosser à un promoteur national, reconnu pour son expertise et pour la qualité de ses programmes. 

Pourquoi ?

Jusqu’à récemment, les tableaux de bord étaient uniquement réalisés avec Excel™, ce qui ne permettait pas d’avoir une vision en temps réel de l’activité, et notamment du suivi entre le budget prévisionnel et le réel. Celui-ci se faisait ponctuellement au cours de l’année et en fonction des clôtures comptables. « Nous n’avions pas une visibilité immédiate des résultats et des contributions de chaque poste budgétaire, » confie Rémy Forge, Responsable des participations.

« Les tableaux de bord, étaient initialement complétés de manière manuelle sans recours à une forme d’automatisation, avec ce que cela comporte de tâches répétitives et chronophages. Il nous fallait trouver un logiciel simple, flexible et rapide à mettre en place… MyReport est apparu comme une très bonne solution ! »

En effet, fort d’une première expérience réussie de l’outil de reporting de Report One au sein d’une autre société du groupe, la décision est prise, fin 2015, de le mettre en place pour Ovélia. « Une bonne façon également d’homogénéiser les solutions métier, » ajoute-t-il.

Quand ?

A partir de décembre 2015, l’équipe consulting de SQI travaille sur le paramétrage des tableaux de bord pour Ovélia. Il fallait élaborer, en tenant compte des process et processus internes, quatre reportings qui devaient permettre d’avoir une vision soit détaillée, soit globale, soit les deux, de l’activité des résidences sénior.

En janvier 2016, MyReport est mis en oeuvre et adapté aux besoins de la direction administrative et financière. « Nous avons toujours la possibilité de faire évoluer notre solution de Business Intelligence en interne, mais nous avons fait le choix de SQI pour le faire, et ce, pour des raisons pratiques, » précise Rémy Forge. Ce qui lui permet de sortir les premiers tableaux de bord en février, et d’analyser la clôture trimestrielle via MyReport début mars.

Aujourd'hui ?

Véritable outil de contrôle de gestion, MyReport est utilisé par Rémy Forge et par la Directrice Administrative et Financière d’Ovélia, au moins deux fois par mois. La société a automatisé son suivi comptable pour une analyse en temps réel des résultats comptables et des objectifs budgétaires. « La fonctionnalité "zoom" permet simplement et rapidement, en un clic, d’avoir les informations indispensables, » confirme-t-il.

A ce jour, VINCI Immobilier a choisi trois niveaux de reporting :

 1.  La balance analytique pour la DAF de la résidence concernée, pour une vision comptable consolidée ;

 2.  Le reporting agrégé de certains comptes comptables pour les besoins en contrôle de gestion ;

 3.  Le reporting synthétique de l’ensemble des résidences, avec une vision immédiate des résultats consolidés et une comparaison du budget, pour optimiser la communication avec la direction.

Outre un besoin de vérification, d’autant plus indispensable, encore une fois, eu égard à la forte volumétrie en perpétuelle augmentation des résidences Ovélia, MyReport de Report One est un outil d’aide à la décision. Et Remy Forge d’ajouter : « Ovélia est maintenant rapidement alerté pour tout écart significatif, ce qui donne la possibilité de réagir et de mettre en place les actions correctives adéquates. La mise en oeuvre de cette solution de Business Intelligence était importante pour fiabiliser et accompagner la croissance d’Ovélia. Nos premiers retours sont d’ailleurs prometteurs : nous avons d’ores et déjà gagné 3-4 jours/homme par mois. »

Demain ?

Laissons le mot de la fin à Rémy Forge, qui nous fait partager sa vision du futur avec MyReport : « Aujourd’hui, seules deux personnes utilisent la solution de reporting. A terme, l’objectif est une utilisation plus large afin que les opérationnels puissent prendre la main sur MyReport et se l’approprier. Nous aurons alors tous une vision large et complète de nos activités. Les décisions et réactions seront alors encore plus rapides et efficaces. Et si SQI peut continuer à nous aider et à nous accompagner comme ils l’ont toujours fait, et bien rendez-vous dans un an pour les prochains gains. »

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