La société FOUCHARD bénéficie de tous les les atouts de la solution de BI de Report One pour sa gestion au quotidien.
La solution
« Pourquoi est ce que je ne connaissais pas cette solution avant ? Et pourquoi ce n’est pas obligatoire au sein de toutes les entreprises, » se demande Julie Joret, Responsable Financière de FOUCHARD. On l’aura compris, en à peine trois mois, MyReport, la solution de Business Intelligence (BI) de Report One distribuée et intégrée par SQI, a su se rendre indispensable.
De Excel™ à MyReport, le pas a été franchi par la société en tout début d’année 2014 et… « Aujourd’hui il n’est plus question de retour en arrière, » affirme Julie Joret. Le logiciel a permis à cette Responsable Financière de tirer un trait sur la pénibilité des saisies répétitives et de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Pari tenu et gagné en moins d’un trimestre et deux jours de formation.
Le métier de FOUCHARD
Créée en 1947 par Eugène FOUCHARD, la société éponyme est spécialisée dans le génie climatique, la plomberie, l’électricité, la fabrication mécano-soudée et les services d’entretien et de maintenance. En 2014, l’entreprise réalise un chiffre d’affaires de 30 millions d’euros environ et comprend 250 collaborateurs répartis sur 5 sites en basse Normandie : Coutances, le Siège Social, Caen, Cherbourg, Granville et Saint-Lô pour les agences. Elle intervient dans différents secteurs dont le tertiaire pour 72%, le logement pour 14%, l’industrie pour 8% et le particulier pour 6%.
C’est, à la fois, une histoire d’hommes et de famille. Toujours très impliqué dans la responsabilité sociale, économique et écologique, FOUCHARD porte haut les valeurs telles que : technicité, réactivité, efficacité, engagement et esprit d’équipe. « Nous privilégions la fabrication française, nous menons une politique volontariste quant à la sécurité de nos salariés sur nos chantiers en maintenant un haut niveau de compétence, » explique Patrick Hebert, Directeur Financier de FOUCHARD. « L’entreprise est et restera, un entrepreneur employeur qui sauvegarde les métiers et les emplois en France. »
Les bases du métier et du credo de la société sont posées, passons aux enjeux qui l’ont amené à choisir Report One et SQI.
Une réflexion qui commence en 2013
« MyReport nous a paru être la solution la plus dynamique, la plus fiable et la plus flexible pour consolider, à la fois, plusieurs entités juridiques et plusieurs sources d’informations (compta et paie). L’équipe de SQI nous a prouvé, quant à elle, son expertise dans notre métier et sa parfaite maitrise de MyReport. »
Julie Joret nous explique : « A mon arrivée, mi 2013, nous utilisions Excel, l’outil financier par défaut pour tous nos reportings. En quelques mois, j’ai pris conscience que cela nous demandait beaucoup de saisies, ou double saisies, pour pouvoir sortir des tableaux de bord sur nos activités. Une perte de temps, un risque d’erreur et un travail sans aucune valeur ajoutée. Lorsque nous avons vu la démonstration de MyReport réalisée par le consultant de SQI, j’ai tout de suite perçu les atouts de la solution de BI pour mon travail au quotidien. »
La mise en place sera effective au mois de février 2014 et après deux journées de formation, notre dynamique Responsable Financière est autonome sur MyReport. Pourquoi faire compliqué alors que l’on peut faire simple ? « Oui, aujourd’hui je peux obtenir toutes les informations financières dont j’ai besoin ou dont les différents services de la société ont besoin, en quelques clics, facilement, rapidement et donc, plus régulièrement. »
Julie Joret nous explique qu’avant de créer un fichier, quel qu’il soit, elle se pose une question : « comment vais je l’utiliser dans MyReport pour en tirer la quintessence ? ». Un temps de réflexion qui lui fait, ensuite, gagner un temps précieux lors de son utilisation.
Les demandes, que ce soit de la direction ou des autres services, sont nombreuses et variées. Prenons l’échéancier clients, par exemple. Un fichier lourd à gérer et fastidieux à consulter car il intègre beaucoup d’informations. Avec MyReport il a suffit de mettre en place un filtre, pour neutraliser les petits montants, résultat : un échéancier qui permet d’aller immédiatement à l’essentiel. Les gros impayés.
Autre fichier qui a été créé récemment pour M. Fouchard : la répartition du chiffre d’affaires par site… 5 sites = 5 codes postaux ; pour MyReport = un filtre + un fichier intelligemment créé et la direction peut avoir toutes les informations nécessaires pour un suivi précis des ventes, agence par agence et même, pourquoi pas, chargé d’affaires par chargé d’affaires et par agence et…Bref ! On peut affiner les croisements d’informations quasiment à l’infini.
« Les fichiers MyReport quotidiens servent plutôt à notre suivi, celui du département financier, » détaille Julie Joret. « Les suivis mensuels servent de contrôle pour les différents services et enfin, il y a des demandes ponctuelles de reporting qui viennent de la direction. On peut croiser nos informations, faire « parler » les chiffres, avoir une vision parcellaire ou globale de notre activité. Bref, nous automatisons nos requêtes pour créer des fichiers indispensables pour des décisions efficaces et fiables. »
Le futur chez FOUCHARD ?
Aujourd’hui MyReport est utilisé pour la comptabilité, la finance et les achats. Pourquoi pas, à terme, créer des fichiers liés à la gestion du personnel. « Nous pourrions, là encore, automatiser nos tâches et nos fichiers qui sont, à ce jour, sous Excel. Et, si nous avons besoin de paramétrer notre solution de BI, nous savons que nous pouvons compter sur l’équipe SQI, qui nous le prouve au quotidien. »