Le cycle de vie de la facturation électronique

PLEIN PHARE #6    |   3 minutes 30 secondes de lecture

Connaitre les obligations liées à la facturation électronique, ses contraintes et les recommandations majeures (comme la sirétisation de la base, le e-invoicing ou le e-reporting) permet de bien anticiper et d’être opérationnel dès la mise en application de cette mesure gouvernementale.

Dans ce numéro nous décortiquons pour vous le cycle de vie de la facturation électronique, de l’émission de la facture, à sa conservation, en passant par la réception, l’approbation et le paiement.

Les 4 étapes clés du cycle de vie sont :

• La préparation et l’émission de la facture dans le logiciel métiers compatible,
• L’envoi et la réception via la plateforme agréée,
• La validation ou le renvoi par l’acheteur,
• Le paiement et l’archivage du document.

Les statuts obligatoires de la facture électronique

Certains statuts sont obligatoires : ils doivent être transmis à la Plateforme Agréée (PA) et, selon le cas, à l’administration fiscale.

 Il existe 4 statuts incontournables :

• « Déposée » : la facture (ou l’avoir) a été déposée sur la plateforme.
• « Rejetée » : pour cause technique (format ou conformité non respectée).
• « Refusée » : la facture a été refusée par l’acheteur pour motif métier (prix, quantité, livraison, etc.).
• « Encaissée » : le paiement a bien été réceptionné par le fournisseur ou l’acheteur selon le cas.

Zoom sur le statut « Encaissée »

Le statut « Encaissée » est un jalon clé pour le bon fonctionnement du dispositif d’e-reporting : lorsque le paiement est effectué, ce statut permet de remonter à la Plateforme Agréée les données de paiement (montant, date, facture concernée).
Point de vigilance : cette information « encaissée » est donc capitale et provient de votre système comptable. La qualité de cette information est donc nécessaire. (prochainement: un numéro plein phare dédié à ce sujet).

Rappel des missions de la Plateforme Agréée (PA), intermédiaire entre les entreprises et l’administration fiscale.

• Elle contrôle la conformité fiscale et technique des documents déposés.
• Elle fait transiter  les factures dématérialisées en garantissant le caractère original des factures transmises.
• Elle extrait, pour le compte de l’administration fiscale, les données de facturation, de transaction et de paiement.
• Elle assure la transmission des quatre statuts obligatoires.

Anticiper, c’est éviter la précipitation et les erreurs.  Certains de nos clients l’ont bien compris et ont déjà entamé leur projet de mise en conformité avec nos consultants.

SQI est à vos côtés pour réussir cette transition majeure, de façon progressive, efficace et conforme.

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